知っておきたい！「メールのルールとマナー」

コメディカルのみなさまも役職が付くと、名刺が与えられるのようになりますよね。その名刺には、職場の個人メールアドレスが記載されることが多いです。名刺が貰えるようになると、なんだか頑張った実感を味わえたり、もっと頑張ろうと決意を新たにする方も多いのではないでしょうか。名刺交換のマナーは、以前まとめた(ログイン - はてな)ので、今回は「メールのルールとマナー」についてまとめることにしました。役職が与えられてからは、院内やグループ内はもちろんのこと、院外の施設や業者とメールのやり取りも増えてきます。

私自身も同様に、ビジネスメールが必要になる以前は、携帯メールがメイン(その頃"ライン"はありません😅)で、友達やカノジョとやりとりばかり。件名も「おはよう☀」から始まる内容で、ビジネスメールには、程遠いものでした。皆様も、今回のテーマを参考に、「メールのルールとマナー」を実践してもらえたら嬉しく思います。

書き方

●宛先

院外「様」、院内は「役職」「様」「さん」を付けてください。

(point アドレス帳に登録する段階で、相手の「職場名」・「部署名」「役職」・「様」・「さん」等を入力しておきましょう。)

●件名

そのメールの内容が分かる(連想させる)ものを入力しましょう。

(point 「お疲れ様です」「こんにちは」はNGです！)

●本文

文頭

宛先名を入力する。宛先の施設名・職位や個人名から入力する。

(point アドレス帳に上記を登録していれば、宛先のところから宛先名としてコピーアンドペーストするだけで、文頭の宛名は完成します。)

枕詞

院外(社外)は、

「いつもお世話になっております。」

院内は、

「お疲れ様です」

と書き出します。

本題

結論から書き、その結論に対する補足や説明を書きましょう。

(point 「2行ルール」結論・補足・説明等は、2行に収める。＠●＊のような記号を積極的に使いながら、相手に分かりやすくメールを仕上げるように工夫しましょう。)

文末

本文の最後には、必ず名前を署名しましょう。

添付・別紙

添付・別紙は最小限に留め、添付・別紙の要約・結果を本文に入れるようにしてください。

(point 添付・別紙は相手にとっては見落とされやすいので、本文に要約・結果を入れておくとよい。)

メールの注意ポイント

●返信は必ず24時間以内にしましょう。

(今はスマホでも返信できるようになり、便利になりました。円滑な対応を心掛けるためには、スマホにも業務用メールアドレスのアカウント登録をしておきたいですね。)

●宛先の使い分け

宛先

メールを送りたい相手のメールアドレスを入れる。

CC(カーボンコピー)

宛先にメールを送ったことを知って欲しい人をCCにメールアドレスを入れます。

(CCでは、相手にCCで誰に送っているのかも分かります。)

BCC(バックカーボンコピー)

メールを配信するなどの際、配信先全員にメールアドレスを知られたくない場合等に使います。

(BCCでは、相手にBCCで誰に送っているのか分かりません。)

●半角カタカナは使用しない

「カタカナ」は全角を使用しましょう。半角カタカナは、文字化けする可能性があるからです。

便利機能

メール画面から

上部にある「挿入」→「署名」→「新規作成」→「署名選択時の名前登録」→「署名の編集欄(大きな四角い枠)」に自分の署名を入力する。「既定署名の選択欄」もコメント通り、埋めておきましょう。このようにしておくと、送信時に署名が反映されるようにできます。

本日は、「メールのルールとマナー」についてまとめてみました。